Wieso Arbeitgeber Homeoffice in Deutschland fördern müssen

… der Wecker klingelt um 07:00 Uhr. Aufstehen, in die Küche gehen, Kaffee machen, Toastbrot mit Nutella bestreichen, Laptop an und die ersten E-Mails lesen. Die Sonne scheint, es ist zwischenzeitlich 08:30 Uhr, ich sitze noch immer mit dem Laptop am Esstisch und sehe aus wie Kraut und Rüben. Die wichtigsten E-Mails sind abgearbeitet und ein produktives Telefonat mit der Projektleitung führte zur Klärung eines Problems … Von zu Hause arbeiten. Ja das geht. Aber nicht jeder Arbeitgeber lässt das zu obwohl es Vorteile für das Unternehmen und die Mitarbeiter bietet.

Einleitend möchte ich kurz erklären, wieso ich mich qualifiziert fühle das Thema Homeoffice zu diskutieren. Zudem soll der Beitrag die positiven Aspekte auf Arbeitnehmersicht hervorzuheben. Mein Wissen basiert nicht auf dem vielen Beiträgen die sich zu diesem Thema im Internet finden sondern auf praktischer und persönlicher Erfahrung.

Der Beitrag umfasst etwas mehr als 2.000 Wörter. Deshalb nachfolgend die TL;DR als sehr knappe Zusammenfassung der im Artikel besprochenen Themen.

TL;DR

Ich kann das Thema Homeoffice aus den Augen eines Arbeitnehmers beschreiben. Aktuelle Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodelle sind veraltet und unattraktiv. Unternehmen müssen sich neuen Trends öffnen. Arbeitgeber profitieren von motivierten Mitarbeitern, größerer Auswahl an potentiellen Angestellten und reduzierten Kosten.

Arbeitet man im Homeoffice, wird die Wohnung zur Bürofläche (Copyright Benjamin Blessing).
Arbeitet man im Homeoffice, wird die Wohnung zur Bürofläche (Copyright Benjamin Blessing).

Wieso Arbeitgeber Homeoffice in Deutschland fördern müssen

Meinen Bachelor habe ich als Fernstudium absolviert. Während dem Studium lernte ich mich so zu organisieren, dass ich selbst- und eigenständig arbeiten konnte. Dabei erkannte ich, dass es verschiedene Phasen im Laufe eines Tages gibt, an denen ich unterschiedlich Produktiv bin.

Nach meinem Master arbeitete ich zudem 10 Monate in einem Großraumbüro, was mit die unproduktivste Zeit meiner beruflichen Karriere war. Zu viel Lärm und Ablenkung. In meinem aktuellen Job kann ich deutlich öfters von zu Hause aus arbeiten und die Vorteile des Homeoffice für mich und damit auch für meinen Arbeitgeber nutzen.

… nach dem Frühstück und den ersten E-Mails am frühen Morgen verlege ich meinen Arbeitsplatz an den Schreibtisch. Dort mache ich mich über weitere Unterlagen zu einem aktuellen Projekt her, rufe Kollegen an um Unstimmigkeiten zu klären, drucke einige wichtige Unterlagen aus und bereite diese für den Versand vor …

Meine Wohnung besitzt ein separates Arbeitszimmer. Ist das wichtig? Ja und nein. Es geht weniger um ein separates Zimmer sondern vielmehr um einen ergonomischen Schreibtisch und Arbeitsplatz. Der Esstisch ist das auf keinen Fall. Die Wirbelsäule und der Rücken bedanken sich langfristig, wenn langes Sitzen an einem bequemen und ergonomisch guten Platz erfolgen. Das heißt, Schreibtisch in richtiger Höhe, Schreibtischstuhl mit Armlehnen und Rückenlehne, gute Lichtverhältnisse.

Wie sehen Arbeitgeber das Thema?

Im Homeoffice arbeiten wird immer beliebter und für manche ist das der Traum vom perfekten Arbeitsplatz. Ein Traum, den viele Arbeitgeber in Deutschland ihren Mitarbeitern verwehren. Oft aus Unwissenheit oder Angst vor dem Unbekannten.

Deutschland entwickelt sich hier sogar gegen den europäischen Trend. Die Zahl der Arbeitnehmer die von Zuhause aus arbeiteten ist von 2013 auf 2014 in Deutschland gefallen (Impulse.de). Liegt es an der Überwachung der Mitarbeiter?

Wie soll der Arbeitgeber denn sicherstellen, dass der Mitarbeiter auch wirklich arbeitet und kein Nickerchen macht? Wie kann überprüft werden, dass der Mitarbeiter den Anschluss zum Unternehmen behält und alle wichtigen Informationen mitbekommt wenn er nicht präsent ist?

… jetzt ist es 09:30 Uhr. Zeit für eine kurze Pause. Ab ins Bad, rasieren, duschen und fertig. Einen zweiten Kaffee machen, etwas Obst oder einen kleinen Snack essen und um 10:00 Uhr sitze ich wieder am Laptop. Telefonkonferenz über das Handy mit einem Kunden. Dazu nutze ich in der Regel meine Bose QuietComfort 25. Beide Hände sind frei und Umgebungsgeräusche werden ausgeblendet …

Ein guter Arbeitsplatz ist auch im Homeoffice wichtig (Copyright Benjamin Blessing).
Ein guter Arbeitsplatz ist auch im Homeoffice wichtig (Copyright Benjamin Blessing).

Bestehende Arbeitszeitmodelle sind veraltet

Aber wovor haben Arbeitgeber wirklich Angst? Wenn den Mitarbeitern nicht vertraut werden kann, hat dann nicht die Personalabteilung beim Einstellen der Mitarbeiter versagt? Wenn Mitarbeiter überwacht werden müssen, ist dann nicht das Management unfähig richtig zu führen? Macht es einen Unterschied, ob ich genau 7 oder 7,5 Stunden arbeite? Haben Arbeitgeber etwa Angst, nicht genug Arbeitszeit für das bezahlte Gehalt aus dem Mitarbeiter „herauszuquetschen“?

Bei Arbeitszeitmodellen die sich Vertrauenasarbeitszeit nennen, bei Arbeitsverträgen die Regelungen enthalten wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten„, bei Überstundenregelungen, bei denen monatlich die ersten 4 Stunden einfach verfallen, entsteht der Eindruck, dass Anwesenheit wichtiger als Leistung und Effizienz sind.

Physische Anwesenheit does not equal geistige Anwesenheit.

… Zeit für das Mittagessen. In der Regel esse ich immer so gegen 12:00 Uhr. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Ich bekomme einfach um die Uhrzeit Hunger. Ich sitze alleine am Esstisch. Jetzt wären Kollegen schön. Aber! An anderen Tagen fahre ich ins Stadtzentrum und esse mit Freunden zu Mittag. Die Fahrt dauert etwa 10 – 12 Minuten. Kein großer Aufwand …

Die pure Anwesenheit im Büro, egal wie lange, qualifiziert niemanden für den Titel „Mitarbeiter des Monats“. Nur inkompetente Vorgesetzte sehen hier engagierte Mitarbeiter. Für die anderen Mitarbeiter sind solche Stundenschinder eine Qual. Sie erzeugen indirekt Druck auf andere ebenfalls lange im Büro zu bleiben. Damit zerstören sie das positive Betriebsklima, sorgen für ineffizientes Verhalten und verschwenden ihre eigene Freizeit. Langfristig kann das zu Krankheit und somit Abwesenheit führen.

Ich hatte schon Kollegen, die 10 bis 12 Stunden täglich im Betrieb anwesend waren. Die Kernarbeitszeit wurde aber mit rauchen, reden, kopieren, E-Mail checken und Anweisungen verteilen verbracht, ohne produktive Beiträge zu leisten. Und es waren genau diese Kollegen, die E-Mails nach 22:00 Uhr mit CC „den ganzen f**king* Betrieb“ verschickten. Schaut her wie fleißig ich bin.

Ist es nicht besser, wenn ein Mitarbeiter durch Ausnutzen seiner persönlichen Produktivitätsphasen Zeit einspart? Sollte der Arbeitgeber dem Mitarbeiter nicht die Zeitersparnis gönnen? Wäre es wirklich so schlimm, wenn der Mitarbeiter an manchen Tagen nur 7,5 Stunden arbeitet, ohne dass das auf einem Zeitkonto erfasst wurde? Wenn der Mitarbeiter dadurch langfristig gesund und glücklich bleibt, profitieren doch beide Seiten oder?

… 15:00 Uhr. Ich habe ein kleines Tief. Irgendwie bekomme ich das immer um diese Uhrzeit. Ich merke, wie meine Produktivität sinkt und ich mich nur schwer konzentrieren kann. Bis jetzt habe ich 6,5 Stunden gearbeitet. 30 Minuten Pause am Vormittag, 60 Minuten zum Mittagessen. 1,5 Stunden sollte ich noch, dann sind die täglichen 8 Stunden erfüllt. Ich gehe jetzt ins Fitnessstudio …

Wie profitieren Arbeitgeber vom Homeoffice?

Das lässt sich natürlich nicht pauschalisieren sondern hängt vom jeweiligen Unternehmen und den Strukturen ab. Generell profitiert der Arbeitgeber von drei wesentlichen Faktoren, wenn Homeoffice im Unternehmen etabliert wird.

Motivation

Besteht beim Mitarbeiter der Wunsch im Homeoffice zu arbeiten, sollte der Arbeitgeber die Gründe erörtern. Vielleicht ist das Großraumbüro zu laut, die Work-Life-Balance passt nicht oder der Mitarbeiter möchte nicht mehr so viel Zeit beim Pendeln verlieren. Erlaubt der Arbeitgeber das Homeoffice, verbessert sich das Arbeitsklima für den Arbeitnehmer und damit auch die Motivation.

Zudem spricht der Chef dem Angestellten dadurch auch sein Vertrauen aus. Er vertraut dem Mitarbeiter, dass dieser seine Tätigkeiten unbeaufsichtigt erledigt.

Wer seine Arbeitszeit besser um die freie Zeit herumstricken kann, fühlt sich von der Arbeit nicht eingeengt. Das verbessert die Work-Life-Balance. Mitarbeiter müssen für kurze Arzttermine keinen Urlaub nehmen oder können einen Friseurbesuch auch unter der Woche wahrnehmen.

Zudem: Zufriedene Mitarbeiter fallen weniger aus und verlassen das Unternehmen nicht so häufig. Motivierte Mitarbeiter sind engagierter und effizienter. Das Betriebsklima verbessert sich. Das Unternehmen profitiert.

Qualifiziertes Personal

Mit Homeoffice erhöht sich das Einzugsgebiet für potentielle Arbeitnehmer enorm, denn jetzt müssen Mitarbeiter nicht mehr im Umkreis der Pendelstrecke zum Unternehmen wohnen. Natürlich ist es eine persönliche Einstellung, wie weit man bereit ist täglich zu pendeln.

Aber es gibt Entfernungen, die kein Mensch täglich zurück legen kann. Jeden Tag Stuttgart – Hannover? Schon zwei Stunden für die einfache Strecke sind für die meisten Arbeitnehmer zu viel.

Mit Homeoffice als Arbeitsmodell erschließen Unternehmen den kompletten deutschen Arbeitsmarkt. Für fortschrittliche Arbeitgeber besteht der Zugriff auf den weltweiten Arbeitsmarkt. Und ich meine hier nicht Outsourcing aus Kostengründen sondern von der Erschließung von talentierten Mitarbeitern und Wissen, dass regional nicht vorhanden ist.

Kosten

Natürlich geht es auch um das Geld. Arbeitgeber fürchten höhere Kosten durch Mitarbeiter im Homeoffice. Doch welche Kosten treffen den Arbeitgeber wirklich? Arbeiten Mitarbeiter in den Räumlichkeiten des Betriebs, muss hier ein adäquaten Arbeitsplatz bereit gestellt werden.

Erlaubt der Arbeitgeber Homeoffice, kann er sich an den Kosten beteiligen, muss es aber nicht. Auch geht die Sorgfaltspflicht für einen sicheren Arbeitsplatz gemäß geltenden Arbeitsschutz- und Datenschutzbestimmungen auf den Arbeitnehmer über (Advocard).

Gleichzeitig sparen Unternehmen Geld. Reduziert sich die Anzahl der permanent anwesenden Mitarbeiter, sinken die Kosten für die zu mietende Bürofläche. Es werden auch weniger Reinigungskräfte und Hausmeister benötigt. Mögliche Zuschüsse zu Fahrtkosten für den öffentlichen Nahverkehr entfallen etc etc.

Auf der anderen Seite muss in neue Lösungen investiert werden, um die Mitarbeiter zu verbinden. Equipment für Videokonferenzen beispielsweise. Lizenzen für VPNs für den Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk. Reisekosten für die Fahrten zum Unternehmen sind vom Arbeitgeber zu tragen, wenn das Zuhause des Mitarbeiters als Arbeitsplatz im Arbeitsvertrag eingetragen ist.

Aber um den Bogen zur Motivation zu ziehen. Sollte Homeoffice ein wichtiger Aspekt für den Mitarbeiter sein, empfiehlt es sich als Arbeitgeber darüber nachzudenken. Denn motivierte Mitarbeiter haben weniger Fehltage wodurch sich ebenfalls die Kosten für das Unternehmen reduzieren.

… jetzt ist es 16:30 Uhr und ich bin zurück am Schreibtisch. Der Kreislauf ist wieder in Schwung und ich bin frisch geduscht. Schön, wenn das Fitness Studio so leer ist. Weitere E-Mails werden beantwortet. Ich rufe einen Kollegen zurück, dessen Anruf ich im Fitness Studio verpasst habe …

Ein guter Arbeitsplatz ist auch im Homeoffice wichtig (Copyright Benjamin Blessing).
Ein guter Arbeitsplatz ist auch im Homeoffice wichtig (Copyright Benjamin Blessing).

Welche Herausforderungen bringt Homeoffice für das Unternehmen?

Wer seinen Mitarbeitern vertraut, kämpft prinzipiell nur mit einem Problem. Wie verbindet man seine Mitarbeiter miteinander? Wie sorgt man dafür, dass die Unternehmenskommunikation weiterhin funktioniert. Wie koordiniert man Personen, die nicht im selben Raum, nicht im selben Gebäude und nicht in der selben Stadt sitzen? Hierfür gibt es mehrere Lösungsansätze:

Telefon- und Videokonferenzen

Es ist wichtig, dass Kommunikation nicht nur per E-Mail stattfindet. Gerade bei komplexen Themen empfiehlt es sich verbal auszutauschen. Ob per Video oder Telefon ist dabei egal. Die Kosten für letzteres sind erheblich gesunken. Für kleinere Unternehmen gibt es Softwarelösungen die auf jedem Computer laufen.

Mitarbeiterchats

Zwischenzeitlich gibt es viele entsprechende Lösungen am Markt. Eine kurze Frage, ein kurzer Hinweis? Dafür ist keine E-Mail nötig. Einfach kurz chatten und gut ist. Zudem fördern Chats die spontane Kommunikation.

Mitarbeitertreffen

Wenn die Kolleginnen und Kollegen sich schon nicht täglich sehen können, dann sollte das Unternehmen regelmäßige Mitarbeitertreffen organisieren. Monatlich, quartalsweise, egal. Hauptsache man kommt zusammen, redet und tauscht sich aus. Aktives Netzwerken wird sehr wichtig, wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten.

An die Kollegen denken

Zudem ist es wichtig, dass die Mitarbeiter, die weiterhin im Büro sitzen, aktiv an die Homeoffice Kollegen denken. Das heißt, diese per Telefonkonferenz oder Videochat zu einem Meeting dazu schalten. Auch hilft ein Intranet über das die Unternehmenskommunikation stattfindet. Hier sollten Mitarbeiter motiviert werden, aktiv selbst Artikel zu veröffentlichen und andere zu kommentieren.

… für mich ist jetzt Feierabend. Eigentlich wollte ich schon um 18:00 Uhr fertig sein. Die letzte E-Mail hatte dann doch mehr Aufmerksamkeit benötigt. Jetzt ist es eben 18:30 Uhr, auch nicht schlimm. Laptop zu und gut ist. Die Sonnenstrahlen zum Feierabend werden jetzt auf dem Balkon genossen. Schön, wenn man nach der Arbeit nicht noch Zeit im Auto verbringen muss …

Um mit dem Fortschritt mithalten zu können, müssen Unternehmen ihre Kultur und Arbeitsweise überdenken. Neue Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodelle sind notwendig um junge und dynamische Mitarbeiter anzuziehen und zu halten. Diese Mitarbeiter sind die Zukunft der Arbeitgeber und genau diese Mitarbeiter haben immer öfters die Wahl zwischen mehreren Unternehmen.

Wer die Qual der Wahl hat, sucht sich den Betrieb mit der passenden Unternehmenskultur und dem richtigen Arbeitsplatzmodell aus.

Persönliche Meinung

In den Niederlande gibt es ein gesetzliches Recht auf Homeoffice. Hier muss der Arbeitgeber triftige Gründe für die permanente Anwesenheit der Arbeitnehmers vorbringen, ansonsten haben Niederländer das Recht von zu Hause aus zu arbeiten. Eine Studie von Bitkom bei der 1500 Geschäftsführer befragt wurden, macht auch Mut für Deutschland. Hier wurde von den Arbeitgebern die Wichtigkeit von Homeoffice prinzipiell erkannt und als zukünftiges Arbeitsmodell gesehen.

Ich persönlich bevorzuge einen Mix aus Homeoffice und Anwesenheit im Büro. Gerade für Arbeit die meine volle Konzentration benötigt, bin ich gerne zu Hause. Dann gibt es aber auch Themen, die sich besser vor Ort, mit dem Entwickler oder der Projektleitung in einem Meeting klären lassen.

Wichtig ist, dass jeder seine persönliche Arbeitsweise kennt, diese einschätzen kann und vom Arbeitgeber die Möglichkeiten bekommt, das Optimum aus sich herauszuholen. Nur so erhalten Unternehmen zufriedene und letztendlich produktive Mitarbeiter. Mitarbeiter die weniger krank sind und dadurch weniger Fehltage haben. Mitarbeiter die das Unternehmen weiterbringen.

Kolumne

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