E-Mail Schreibstil verbessern: So werden die E-Mails gerne gelesen und nerven die Kollegen nicht

Halte einmal kurze inne und überlege, wie viel E-Mails du jeden Tag bekommst und wie viel E-Mails du jeden Tag versendest. Und jetzt überlege, welche dieser E-Mails wirklich hilfreich und zeitnah versendet wurden und welche Anteil deine Kollegen eher belastet oder sogar unnötig war.

Die Belastung von E-Mais wurde vom Verhaltensökonom der Duke University, Dan Ariely, Ph.D., in einer Forschung untersucht im The Atlanic veröffentlicht. Das Ziel von Ariely war es, ob es irgendwelche Verhaltenstricks gibt, die das anstrengende Erlebnis von E-Mails für uns alle noch besser machen könnten. Dafür veröffentlichte er eine Umfrage. Diese ergab, dass ein Drittel der E-Mails, die Menschen erhalten, als überhaupt nicht lesenswert gelten.

E-Mail Schreibstil verbessern: Diese 4 Regeln helfen

Die Wahrheit ist, dass E-Mails zu einer eher sinnlosen Realität unserer Arbeit geworden sind. Aber es ist an der Zeit, dass wir alle anfangen, gewissenhafter mit den E-Mails umzugehen, die wir täglich schreiben.

Wenn wir nicht wissen, wie eine E-Mail beim Empfänger wahrgenommen wird, entstehen schnell Fehler die zu Missverständnisse oder Verärgerungen führen, sagt Dr. John Suler, klinischer Psychologe und Professor an der Rider University, Thrive.

Wir haben zwar keine große Kontrolle über die Nachrichten, die in unserem Posteingang landen, aber wir haben die Möglichkeit, unseren eigenen E-Mail-Stil zu ändern. Dadurch verbessern wir beim Empfänger das E-Mail Erlebnis.

Nutze die Ratschläge in diesem Beitrag und verbessere deinen Schreibstil für E-Mails. Dadurch wird deine Kommunikation besser, effizienter und respektvoller. Und hoffentlich setzt du dabei ein Zeichen für die Art der E-Mails, die du dafür erhalten möchtest.

E-Mail klar und direkt formulieren

Kryptische Betreffzeilen wie „??“ oder „Erinnerung“ können bestenfalls rätselhaft und schlimmstenfalls panisch sein. Kommuniziere stattdessen den Grund, warum du schreibst, und artikuliere klar, was du brauchst.

„Wenn [Deine Betreffzeile] deine gesamte E-Mail sein kann, mach das“, sagt Dr. James Hamblin, präventiver Gesundheitsmediziner und leitender Redakteur bei The Atlantic, in einer Episode der Video-Serie „If Our Bodies Could Talk“.

Was den Text deiner E-Mail betrifft, sei direkt und präzise! Noch besser (wenn möglich): Schreibe nur drei Sätze oder weniger, schlägt Hamblin vor. Diese Strategie erleichtert es jedem, deine E-Mail später aufzurufen, wenn die E-Mail erneut benötigt wird.

Tatsache: Es gibt nichts Schlimmeres, als bei einer wilden Suche durch den Posteingang zu gehen, nur um Kundenspezifikationen unter der Betreffzeile „Hi“ zu finden oder schlimmer noch, „(kein Betreff)“.

Überlege gründlich, wen du mit in Kopie nimmst

Eine der stressigsten E-Mail-Praktiken hat weniger mit dem zu tun, was du schreibst. Viel stressiger ist das an wen du schreibst und wen du alles mit in Kopie nimmst. Das „CC’ing“ von Chef und Vorgesetzten ist einen Unart, die sich in vielen Unternehmen etabliert hat.

Dabei erhöht das unnötige „In Kopie nehmen“ das Risiko von demoralisierten Kollegen und reduziert teilweise auch das Selbstwertgefühl der Mitarbeiter, laut einer Studie, die im Harvard Business Review veröffentlicht wurde.

Bevor du deinen Chef mit in Kopie nimmst, halte inne und überlege, ob dein Chef diese E-Mail wirklich benötigt. Was willst du damit bezwecken. Und ist der Zweck wirklich Kollegial. Gibt es keine andere Möglichkeit, den Vorgesetzten zu informieren?

Neben der Vermeidung von zu vielen E-Mails im Posteingang des Chefs verbesserst du auch das Vertrauen beim Empfänger deiner E-Mails. Das stärkt auch den Teamgeist.

Sende E-Mails gesammelt zu bestimmten Uhrzeiten als „Batch“

Die meisten Menschen hauen E-Mails nur so raus. Sobald der Gedanke kommt, geht die E-Mail auch schon raus. Selten wird beim Versenden von E-Mails auf das Timing geachtet. Doch genau das ist wichtig, wenn die E-Mail selbst nicht dringend ist.

Die Umfrage von Ariely ergab jedoch, dass 17 Prozent der E-Mails erst am Ende des Tages gelesen werden mussten. Um deine Mitarbeiter von dem 24/7 Gehämmer der lästigen E-Mail zu befreien, könnte eine Idee von Gloria Mark, Ph.D., eine Forscherin und Professorin für Informatik an der University of California, Irvine, übernommen werden.

Mark ist ein Verfechter des „E-Mail-Batchings“ oder des Versendens von E-Mails an einigen wenigen Zeitpunkten am Tag, erzählt sie im The Atlantic. Die erste Ladung an E-Mails werden direkt Morgens versendet, dann nach demi Mittagessen und am Ende des Tages. Dabei kannst du jeder Zeit die Zusammenfassung des Meetings schreiben, während die Gedanken noch frisch in deinem Kopf sind. Aber behalte die E-Mai doch einfach im Ordner „Entwurf“ bis zum Tagesende. Oder nutze von Google Mail terminiertes Senden.

Frag dich: Ist persönlich doch besser?

Manchmal ist ein persönliches Gespräch besser als eine E-Mail. Wenn du etwas sagen willst, dass aus dem Zusammenhang gerissen werden kann oder einfach zu komplex ist, solltest du deine Botschaft persönlich überbringen.

Wie eine im Journal of Experimental Social Psychology veröffentlichte Studie ergab, stößt ein Live-Austausch 34-mal wahrscheinlicher auf positive Resonanz als eine E-Mail. Vorteil: Du bist überzeugender im echten Leben als per E-Mail.