Digitale Unterschrift bei Kündigung und Aufhebungsvertrag

Die Digitalisierung der Arbeitswelt bietet zahlreiche neue technische Möglichkeiten. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Dokumente mit innovativen Tools elektronisch zu unterzeichnen. Digitale Signaturen werden bereits vielfach genutzt. 

Viele Verträge benötigen heutzutage keine “wirkliche” Signatur mehr, sie können digital unterzeichnet werden. Dazu gehören auch Arbeitsverträge. Wenn Sie jedoch eine Kündigung eines Arbeitsverhältnisses oder einen Aufhebungsvertrag erhalten, ist eine elektronische Unterschrift nicht rechtsgültig. 

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ist eine Signiermethode, die die analoge Unterschrift auf dem Papier in vielen Fällen ersetzen kann. Im Zuge der Digitalisierung nutzen immer mehr Unternehmen die elektronische Signatur, und auch Verbraucher haben vermehrt mit ihr zu tun. Beim Online Shopping oder beim Abschluss von Verträgen im Internet kommt diese Unterschrift zum Einsatz. Viele, aber nicht alle Dokumente dürfen digital unterschrieben werden.

Diese Art der Unterschriften sind im Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) geregelt. Eine elektronische Signatur bestätigt die Identität der unterzeichnenden Person sowie Nachvollziehbarkeit der signierten Informationen, d.h. den Gegenstand der Signatur oder eventuelle Änderungen.

Es werden vier verschiedene Formen mit unterschiedlichen technischen Merkmalen unterschieden: die ‚einfache‘ elektronische Signatur; die fortgeschrittene elektronische Signatur, die geregelte elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.

Die elektronische Signatur ist die einfachste Form. Hier gibt es keine Anforderungen bezüglich der Verschlüsselung und Speicherung. Sie kann durch das Einfügen einer bereits eingescannten Unterschrift in Microsoft Word erstellt oder mit einem Touchpad und kann per Email Anhang verschickt werden. Für Bewerbungen, Arbeitsverträge, Abmahnungen, Handlungsvollmachten oder zur Bestätigung von Finanztransaktionen reicht sie aus. Die beiden anderen digitalen bieten ein höheres Sicherheitsniveau und müssen speziell generiert werden.

Wann reicht eine digitale Signatur aus? 

Rechnungen, die meisten Kaufverträge, Bestellungen, Aufträge, Stornierungen, Geschäftsbriefe, Einzugsermächtigung und Willenserklärungen – alle diese Dokumente können ohne Bedenken mit einer digitalen Unterschrift versehen werden. 

Im deutschen Arbeitsrecht gilt der Grundsatz der Formfreiheit. Für die meisten Geschäfte ist daher laut Gesetz keine schriftliche Unterschrift notwendig , sondern nur eine nachweisbare Einigung.  Selbst die einfache elektronische Unterschrift kann für die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen verwendet werden. 

In welchen Fällen ist eine digitale Signatur nicht rechtsgültig?

Wenn einer der beiden Vertragspartner besonders zu schützen ist, sind elektronische Signaturen nicht rechtsgültig. Dazu gehören Mietverträge von mehr als einem Jahr, Bürgschaften, Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis – und auch die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, Auflösungsverträge und Arbeitszeugnisse.

Ein entsprechender Fall wurde kürzlich durch das Hessische Landesarbeitsgericht geklärt. 

Ein Arbeitnehmer mit einem langjährigen Arbeitsverhältnis wurde gekündigt. Er erhob Kündigungsschutzklage mit dem Grund, dass die Schriftform nicht beachtet worden sei. 

Die Kündigung war nämlich nicht eigenhändig unterzeichnet, sondern trug lediglich die digitale Unterschrift, was der Arbeitgeber abstritt.

Die Richter mussten nun die Wirksamkeit der Kündigung zu beurteilen. Gemäß einem Gutachten trug das Schreiben nur eine elektronische Signatur. Es wurde entschieden, dass eine Kündigung schriftlich erfolgen und vom Arbeitgeber eigenhändig unterschrieben werden muss. 

Zusammenfassung

Die digitale Unterschrift setzt sich in in vielen Bereichen immer mehr durch. Auf diese Weise können zeitraubende manuelle Tätigkeiten, wie das Ausdrucken, Scannen und Versenden der Dokumente vermieden werden. Für Bewerbungen und Arbeitsverträge kann sie verwendet werden – eine Kündigung, ein Aufhebungsvertrag und ein Arbeitszeugnis erfordern allerding eine handschriftliche Signatur, um rechtswirksam zu sein.  

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